Informatique Éducation

Le 31 mars 2010 je me suis rendu à la journée Aplon qui comme chaque année avait lieu au lycée Teilhard de Chardin à Saint-Maur-des-Fossés. Plusieurs interventions ont eu lieu dont celle de Sylvie Truchot de l’OPCA EFP sur les modifications des droits à la formation depuis novembre 2009 comme la portabilité du DIF (Droit Individuel à la Formation) ou de la modification du plan de formation ainsi que celle de Jean-Marie Lelièvre de la FNOGEC qui a présenté les données de l’observatoire économique de l’enseignement catholique 2007/2008 que vous retrouverez sur le site de la FNOGEC (partie 1 et partie 2) ainsi qu’une présentation rapide de la nouvelle convention collective qui devrait prendre effet l’année prochaine (si un accord est trouvé rapidement).

Je ne m’étends donc pas sur ces points (à moins que certains me le demandent) et je vais donc m’intéresser plus précisément aux nouveautés Aplon. Pour Oane, la nouvelle version d’Aplon, une vision plus globale du logiciel à été imaginée avec ces quatre modules (Oane.accès, Oane.scolaire, Oane.finance et Oane.social). En plus de cela Aplon France imagine dans le futur déporter le serveur de l’établissement et l’intégrer dans les fermes de serveurs en parallèle de Scolinfo. Une idée pratique pour les petits établissements dont les coûts d’achat et d’entretien sont trop élevés, mais à oublier dans un grand sous peine de saturer la bande passante de l’accès internet.

Ensuite Vanessa Chauvet d’Aplon Montreuil est rentrée dans les détails :

• Kiella Web :
  Il permet la saisie déportée des absences par le professeur qui a un ordinateur dans sa classe connecté au réseau. On y accède par un site intranet avec un identifiant et un mot de passe qui peux être le même que celui de Scolinfo. Il a donc accès uniquement à la classe ou groupe avec laquelle il est soit sous forme de liste ou de trombinoscope. Tout ce qui est saisie remonte automatiquement dans l’application d’absence. Il est envisagé de permettre un peu plus tard d’éditer des listes de présence et d’avoir un profil CPE qui puisse saisir les absences de toutes les classes. On pourrait imaginer que le CPE se balade avec son netbook et sa clé 3G pour relever les absences (parait même que ça fonctionne avec le navigateur de l’iPhone).
• R2P :
  Ce logiciel permet de gérer les réunions parents-profs par Scolinfo. On paramètre les disponibilités de chaque professeur et les parents sélectionnent les professeurs avec qui ils désirent obtenir un rendez-vous. À la fin de la période d’inscription le logiciel traite les données pour fournir la liste aux parents via Scolinfo et un récapitulatif pour les professeurs.
• ENT :
  Aplon permettra à la rentrée 2010 d’intégrer un ENT dans la page Scolinfo. Live@Edu, Kosmos et ITOP sont pour le moment compatibles et il sera possible d’accéder à la messagerie, aux tâches, au stockage en ligne (25 Go pour Live@Edu) avec partage ou non des fichiers, de travailler entre élève, de modifier ses documents directement en ligne…
• BE1D :
  Il sera possible de faire un import-export directement vers l’application académique.
• SCONET/STSweb :
  Pas de changement.
• Compétences :
  Il sera possible d’avoir des compétences pluriannuelles

Il a aussi été question de la restauration scolaire qui est actuellement déployée dans quelques établissements. Ceci permet avec un distributeur de plateau d’utiliser le logiciel fourni par Aplon Oane.accès. Vous pouvez également changer de distributeur de plateau car Aplon s’est associé à INCB (Turboself). Le tout se fera au choix en mode self ou cafétéria. Bien entendu plusieurs choses seront proposées comme les logs de passage, un tableau de bord avec les chiffres du jour, le lien direct vers le logiciel d’absence, le paiement par argent ou par unité de repas. Des éditions standard ou libre avec la possibilité de partir d’un modèle de document standard pour le modifier et la possibilité d’y intégrer des statistiques. Le tout est en lien avec Scolinfo et permettra aux parents de consulter l’historique ou le solde de leur enfant et dès la rentrée 2010 de recharger le compte par carte bleu.

Nous arrivons donc au plus important le repas ! Et je dois dire que le buffet était plus que correct même si j’ai regretté que le café ne soit que de l’eau aromatisée

J’en profite pour saluer Jean-Luc Lison dont c’était le dernier jour hier et à qui je souhaite le meilleur dans son nouveau travail !

Beaucoup de professeurs m’ont signalés que Scolinfo fonctionnait mal depuis deux jours. J’ai pensé que ces déconnections venaient d’un afflux de visiteur à la fin du second trimestre.

Apparemment le problème était plus compliqué que ça vu qu’il semble qu’il y ai eu un problème de bande passante au niveau de leurs serveurs. Le problème est, selon Aplon, résolu mais il faudra à mon avis attendre ce soir pour voir si c’est effectivement le cas.

Le message sur la page d’accueil de Scolinfo :

Suite à des problèmes techniques générés par notre fournisseur en bande passante, les utilisateurs ont rencontré de sérieuses difficultés à travailler en cette semaine 11. Tout est maintenant rentré dans l’ordre. Nous vous présentons nos excuses.

L’été est là et la fin de l’année aussi.

Les derniers élèves vont s’en aller et donc plus personne n’aura besoin de Scolinfo. Il y a deux ans lors de la mise en place de Scolinfo personne ne nous avais informé que la mise à zéro de la base se faisait début juillet et les tâches planifiés ont continuées à s’exécuter sur notre serveur. À la rentrée nous nous sommes donc retrouvés avec des problèmes d’élèves et de notes « fantômes ». Même si depuis l’année dernière il me semble qu’une option existe pour vider soi-même sa base lors du traitement de fin d’année, je ne peux que vous conseiller de désactiver les taches planifiées qu’utilise Scolinfo pendant 2 mois.

Vous pouvez également interdire aux professeurs d’accéder à Scolinfo en vous rendant dans le menu « Fichier » d’Aplon puis « Publication vers Internet » et enfin « Unités pédagogiques ».

Pour finir n’oubliez pas qu’il faudra retirer les droits d’acces des professeurs qui ne reviendrons pas dans votre établissement.

Je ne sais pas pour vous mais moi la semaine a été très speed et ça risque pas de s’arranger avec celle qui arrive.

Nous avons enfin reçu les MEF dans SCONET/STSweb qu’il nous manquait vendredi car pour ceux qui ne sont pas au courant l’académie de Paris à réussi à planter toutes les saisies qu’ils avaient fait depuis début mai. C’est donc avec quinze jours de retard que j’ai pu m’occuper d’importer ces données dans EDT 2009.

Pour nous c’est donc la première année que nous procédons comme ça et j’ai donc importé les deux établissements (collège et lycée) afin de récupérer les professeurs, divisions et matières. Tout est bien sauf que je n’ai pas trouvé comment récupérer les cours de la base de l’année dernière sauf à les fusionner mais l’on se retrouve avec tout les profs en double (car un a le prénom en majuscule et l’autre en minuscule). Soit il faut faire le ménage au risque d’avoir que la base soit un peu « bancale » ou tout recommencer de zéro.

Mais ce que je me suis rendu compte, c’est qu’il était impossible de réexporter les infos vers STSweb. Pourquoi ? Bonne question car cette procédure est indiqué sur le manuel du logiciel j’ai donc été me renseigner sur le site d’Index-Éducation et je me suis rendu compte qu’il existait une option « VS » à prendre au moment de l’achat. Elle permet d’activer de nouvelles fonctions comme la gestion des permanences, des conseils de classe, la gestion des absences des élèves et des professeurs, la gestion des rencontres parents/professeurs, l’intégration des élèves, l’envoie de courrier et de SMS. Bref rien qui nous intéresse ou qui ne soit géré par Aplon sauf le retour vers STSweb. Nous nous retouvons donc obligé d’acheter cette option à 139€ par an vu que nous louons le logiciel (pour un achat il en coûte 519€ pour un nombre de profs illimité).

Je trouve ça vraiment limite d’obliger à prendre l’ensemble de l’extention alors que la connexion avec STSweb est quasi indispensable pour ne pas perdre du temps à resaisir toutes les informations. Pour l’année prochaine je pense qu’avant de renouveller le contrat je me renseignerai du côté de chez OMT et de leur logiciel UnDeuxTEMPS.

Depuis ce week-end beaucoup de professeurs se plaignent d’erreurs lors de la saisie des appréciations (disparition du texte à la validations, lenteurs, impossibilité d’accéder à ce menu…).

J’ai contacté Aplon et il semble qu’effectivement ce module de Scolinfo pose problème. Il sont au courant et s’efforcent de régler le problème depuis hier. Mais bon comme à chaque panne de Scolinfo en période de conseil de classe (forcément) pas de date de retour à la normale, il ne nous reste qu’à attendre en essayant de calmer les profs inquiets de ne pouvoir saisir tout à temps .

Aujourd’hui je me suis rendu à Montreuil afin de participer à la journée à thème pour voir les nouvelles procédures d’échange avec les différentes académies.

Jusqu’à maintenant GEP gérait les nomenclatures c’est à dire les MEF, les MEF précédents, les ETP, les communes, les options et l’établissement d’origine et Aplon s’occupait de la structure et de la base élève le tout communicant par le logiciel GEPIMPEX.

Maintenant GEP est divisé en deux applications : SCONET qui gèrera les nomenclatures et STSweb qui prendra en charge la strucure (les divisions), les enseignants, les groupes… Il ne restera donc à Aplon que les classes et la base élève. Notez bien la nuance : on parlera de divisions dans STSweb et de classes dans Aplon, ce n’est pas la même chose et il ne faudra pas se tromper mais nous y reviendrons.

Je vais expliquer l’ensemble de la procédure

1. Connaitre la date de la dernière remontée GEP. Certaines académie en demandent une avant de passer à SCONET d’autres non. Il va falloir vous renseigner directement là-bas pour savoir ce que vous devez faire.
2. Si vous devez la faire attendez bien que l’académie valide la remontée que vous aurez effectuée.
3. Déclarez à l’académie l’ensemble des personnels qui utiliseront le logiciel (ce point à déjà du être effectué quasiment partout).
4. Attendre la clé OTP si vous ne l’avez pas encore reçu mais vous avez toujours la possibilité de vous connecter en VPN.
5. Ouvrir la plateforme internet donnant accès à SCONET et STSwebavec le compte de votre directeur (ou demandez lui de le faire) afin de donner aux utilisateurs les droits d’utilisation des applications.
6. Dans STSweb : basculez en 2009-2010 si vous avez utilisé le logiciel cette année et déclarez l’utilisation de SCONET
7. Dans SCONET vérifiez la fiche de l’établissement. Si rien n’apparait sauf un message en rouge appelez tout de suite l’académie afin de régler le problème.
8. Profiler les nomenclatures (selectionner les MEF, MEF précédents, matière ETP et options) puis cliquer sur le bouton « Lancer le profilage » pour chaque UP.
9. Dans STSweb rattacher les divisions aux MEF. Si une MEF manque prévenir tout de suite l’académie car son ajout est long.
   Vérifier les consignes académiques soit une division = un MEF soit une division = plusieurs MEF.
10. Exportez à partir de SCONET les structures, les nomenclatures, les dates(communs) et les identifiants (élèves sans adresse) même si ce dernier n’est pas obligatoire la première fois car la base élève est vide pour le moment.
    Pour la suite de la procédure il faut attendre que les élèves soient sortis.
11. Effectuer la mise à jour des programmes d’Aplon. On passe de la version 6.0.24 vers la 6.5.07.
    Les mises à jour sont à effectuer deux fois par mois par une seule personne. Plus personne ne doit travailler pendant ce temps.
12. SAUVEGARDER
13. Dans Aplon allez dans le menu « Traitement » puis « Paramétrage » et enfin décocher GEP, cocher SCONET et choisir la nationalité par défaut.
    A faire lorsque les élèves sont sortis et qu’il n’y a plus besoin de GEP car cette manipulation est irréversible.
14. Déclarez le répertoire de transfert. Il est conseillé de choisir C:
15. Importer la strucure et les nomenclatures pour chaque établissement
16. Mettre en correspondance les classes et les divisions

Voila avec ça vous pourrez finir tranquillement l’année sans stress.

Par contre il est à noter deux points après le passage à SCONET la case adresse passe de 2 à 3 champs et chaque champs de 25 à 32 caractères, or pour ceux qui utilisent les relances avec les états financiers en lien avec Sage : la troisième ligne n’est pas employée et seulement 30 caractères sont transférés. L’autre point :

Il ne faut jamais modifier les élèves dans SCONET mais dans Aplon.

Sur ce je vous laisse. J’éditerai l’article demain afin d’y ajouter la fiche technique Aplon qui nous a été fournie aujourd’hui.

EDIT : Voici le lien pour télécharger la fiche technique.

Pour les collèges c’est le moment de l’envoie des notes pour le Brevet. Si comme nous vous avez Aplon vous pouvez exporter directement le fichier notanet.txt. Pour cela il vous suffit de suivre la Fiche Technique Notanet d’Aplon mise à disposition depuis leur site. (Si téléchargement ne se lance pas faites un clique droit et choisir enregistrer sous…)

Il faut juste faire attention à une petite subtilité si vous saisissez des choses manuellement (notes de LV2, B2I…) :

Si vous souhaitez  relancer  le  tableau des  résultats pour apporter des modifications,  il ne  faudra sélectionner que la classe concernée sans sélectionner la période.